Werkomgeving
Mechelen
Functieomschrijving
Als Office and Customer Service Assistant ben je tewerkgesteld op de afdeling Property en Facility Management. Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze gasten en klanten. Niet alleen beantwoord je de telefoon en zorg je voor de verwerking van de administratie, je ontvangt eveneens de bezoekers op een enthousiaste manier en voorziet ze van de nodige inlichtingen en informatie. Je maakt deel uit van het Customer Service desk team waarbij je instaat voor het klasseren van documenten en eveneens instaat voor de eerstelijnsopvolging van klachten en interventies van een deel van onze portefeuille. Je beantwoordt e-mails en houdt afspraken bij in agenda’s. Je bent representatief, klantvriendelijk en sterk organisatorisch.
Je voornaamste taken:
Snel en efficiënt aannemen en doorschakelen van inkomende oproepen via Skype en de boodschap voor de betreffende persoon nauwkeurig noteren enz…
Verwerken en verdelen van binnenkomende en uitgaande post
Bijhouden van het klassement digitaal en in hard copy als ook de archivering van belangrijke documenten;
Ontvangen en begeleiden van bezoekers en klanten;
Reserveren en klaarzetten van vergaderruimtes incl. catering;
Ordenen en onderhouden van de receptieomgeving, vergaderzalen en keuken;
Administratieve ondersteuning bieden aan het property en facility team;
Zorgen voor de registraties van officiële documenten;
Je verzorgt de eerstelijnscommunicatie omtrent interventies naar klanten en leveranciers voor een deel van de portefeuille, je registreert technische interventies en volgt deze op.
Je maakt deel uit van het team van de Customer Service Desk en Office Manager en rapporteert ook rechtstreeks Head of property & facility management.
Profiel
Je beschikt over een diploma Onthaal & Public Relations (of gelijkaardig) of over minimaal 3 jaar (relevante) ervaring in een gelijkaardige functie en omgeving. Een vlotte kennis van het Frans en Engels is noodzakelijk.
Je kan werken met de Microsoft Office programma’s en hebt ervaring met telefonisch onthaal of helpdesk. Het feit dat je organisatorisch van aard bent, punctueel, klantgericht en kan omgaan met stress spelen daarbij in je voordeel.
Aanbod
Quares is een dynamische organisatie in volle expansie. Pionieren zit ons in het bloed. We opereren zakelijk en resultaatgericht zonder daarbij onze maatschappelijke rol uit het oog te verliezen. Genoeg stof voor ambitieuze mensen om zich uit te kunnen leven.
U kan rekenen op een competitief salarispakket met aanvullende voordelen.
Contactgegevens
Quares Property Management NV - Ter attentie van Katrien Huybrechts,
Head of Property & Facility Management
Mechelen Campus, Schaliënhoevedreef 20j, 2800 Mechelen
e-mail: katrien.huybrechts@quares.be
